Vous pouvez configurer des notifications par e-mail pour alerter les utilisateurs des événements liés aux tâches et au workflow.
Sur ce thème
Notifications de tâches
Lorsque les notifications par courrier électronique sont activées, un utilisateur reçoit un message électronique lorsque l’un des événements de tâche suivants se produit.
- Une tâche est affectée
- Le responsable de la tâche et/ou le propriétaire du projet sont informés.
- Une tâche est réaffectée
- Le nouveau responsable de la tâche, le cessionnaire de la tâche précédente et/ou le propriétaire du projet sont informés.
- Une tâche est à venir
- Le responsable de la tâche et/ou le propriétaire du projet sont informés.
- Une tâche est en retard
- Le responsable de la tâche et/ou le propriétaire du projet sont informés.
- Une date d’échéance de tâche est modifiée
- Le responsable de la tâche et/ou le propriétaire du projet sont informés.
Désactiver les notifications par e-mail pour les tâches
Les notifications par e-mail sont activées par défaut, mais vous pouvez les désactiver.
- Dans web app, sélectionnez Conception. Si un bac à sable n’est pas disponible, créez-en un.
- Dans le bac à sable, sélectionnez Notifications.
- Sous Notifications de tâches, sélectionnez Désactiver.
- Lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications dans le bac à sable et que vous êtes satisfait de la façon dont elles seront appliquées dans le site actif, sélectionnez Publier les modifications.
Modifier les notifications par e-mail pour les tâches
Les notifications par e-mail peuvent alerter les utilisateurs lorsqu’une date d’échéance de tâche approche ou est en retard, lorsque la date d’échéance change ou si la tâche a été réaffectée. Vous pouvez également spécifier qui reçoit la notification par e-mail.
- Dans web app, sélectionnez Conception. Si un bac à sable n’est pas disponible, créez-en un.
- Dans le bac à sable, sélectionnez Notifications.
- Sous Notifications de tâches, en regard de l’élément à
modifier, sélectionnez l’icône modifier
. - Sous Configuration, choisissez un champ d’état et un champ de date d’échéance sur lesquels baser la notification par e-mail.
- Pour les dates d’échéance des tâches uniquement, sous Quand, entrez le nombre de jours avant ou après l’envoi d’une notification par e-mail d’une tâche. Vous pouvez également choisir d’envoyer ou non une notification par e-mail le jour où la tâche est due.
- Pour augmenter la fréquence de la notification, sélectionnez Ajouter une notification.
- Pour réduire la fréquence de la notification, sélectionnez le x pour supprimer le paramètre.
- Sous Envoyer à, spécifiez à qui envoyer les notifications par e-mail.
- Lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications dans le bac à sable et que vous êtes satisfait de la façon dont elles seront appliquées dans le site actif, sélectionnez Publier les modifications.
Notifications de workflow
Lorsque le workflow et les notifications par e-mail sont activés, un utilisateur reçoit un message électronique lorsque l’un des événements de workflow suivants se produit.
- Une idée est soumise
- Les membres du comité directeur sont avisés.
- Une idée est soumise et n’est pas examinée pendant un nombre de jours spécifié
- Les membres du comité directeur sont avisés.
- Une idée est approuvée et déplacée vers la trémie
- L’utilisateur qui a soumis l’idée est averti.
- Une idée est rejetée
- L’utilisateur qui a soumis l’idée est averti.
- Une idée est maintenant un projet actif
- L’utilisateur qui a soumis l’idée est averti.
- Un projet nouveau ou existant est affecté à un nouveau propriétaire de projet
- Le nouveau propriétaire du projet est averti.
- Un projet nouveau ou existant est affecté à un nouveau membre du comité d’examen
- Le nouveau membre du comité d’examen est avisé.
- Une phase du projet est soumise pour examen
- Les membres de la commission d’examen qui sont tenus de l’examiner sont avisés.
- Une phase du projet est retirée de l’examen
- Le maître d’ouvrage en est informé.
- Une phase de projet est approuvée
- Le maître d’ouvrage en est informé.
- Une phase de projet est rejetée
- Le maître d’ouvrage et tous les membres du comité d’examen en sont avisés.
- Une phase de projet est due dans un nombre spécifié de jours, est due ou est en retard d’un nombre spécifié de jours
- Le propriétaire du projet et les membres du comité d’examen qui sont tenus de l’examiner sont avisés.
- Un projet est suspendu
- Le propriétaire du projet, les membres du comité de révision et les responsables des tâches sont informés. Lorsqu’un projet est suspendu, toutes les notifications basées sur la date, telles que les retards ou les échéances imminentes, sont également arrêtées.
- Un projet est annulé
- Le propriétaire du projet, les membres du comité de révision et les responsables des tâches sont informés. Lorsqu’un projet est annulé, toutes les notifications basées sur la date, telles que les retards ou les échéances prochaines, sont également arrêtées.
- Un projet est repris
- Le propriétaire du projet, les membres du comité de révision et les responsables des tâches sont informés. Lorsqu’un projet est repris, il revient à la même phase, avec les mêmes dates de phase, à moins qu’un membre du comité directeur ne les mette à jour.
- Un projet est terminé
- Le maître d’ouvrage et tous les membres du comité d’examen en sont avisés.
Désactiver les notifications par e-mail pour le workflow
Les notifications par e-mail sont activées par défaut, mais vous pouvez les désactiver.
Remarque
Lorsque vous désactivez les notifications par e-mail pour le workflow, les utilisateurs continuent de recevoir des notifications sur la page Workflow dans web app. Par conséquent, même après avoir désactivé les notifications par e-mail, vous pouvez toujours modifier les notifications de workflow.
- Dans web app, sélectionnez Conception. Si un bac à sable n’est pas disponible, créez-en un.
- Dans le bac à sable, sélectionnez Notifications.
- Sous Notifications de workflow, sélectionnez Désactiver.
- Lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications dans le bac à sable et que vous êtes satisfait de la façon dont elles seront appliquées dans le site actif, sélectionnez Publier les modifications.
Modifier les notifications pour les phases et les idées non révisées
Lorsque le workflow est activé, les notifications peuvent alerter les propriétaires de projet et examiner les membres du comité lorsqu’une phase du projet est en attente, en retard ou en retard. Les notifications peuvent également alerter les membres du comité directeur lorsqu’ils n’ont pas encore examiné une nouvelle idée.
Vous pouvez spécifier quand et à quelle fréquence envoyer les notifications.
- Dans web app, sélectionnez Conception. Si un bac à sable n’est pas disponible, créez-en un.
- Dans le bac à sable, sélectionnez Notifications.
- Sous Notifications de workflow, en regard de l’élément à
modifier, sélectionnez l’icône modifier .
- Pour les dates d’échéance de la phase, sous Quand, entrez le nombre de jours avant ou après l’envoi d’une notification par une phase. Vous pouvez également choisir d’envoyer ou non une notification par e-mail le jour de l’échéance de la phase. Pour les idées non révisées, sous Quand, entrez le nombre de jours pendant lesquels une idée n’a pas été examinée avant d’envoyer une notification par e-mail.
- Pour augmenter la fréquence de la notification, sélectionnez Ajouter une notification.
- Pour réduire la fréquence de la notification, sélectionnez le x pour supprimer le paramètre.
- Lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications dans le bac à sable et que vous êtes satisfait de la façon dont elles seront appliquées dans le site actif, sélectionnez Publier les modifications.
