Qu’est-ce qu’un champ de données ?

Un champ de données stocke la valeur d’une mesure clé que votre organisation souhaite suivre dans les projets et sur le tableau de bord.

Sur ce thème

Champs et catégories de données
Champs de données connectés et non connectés
Champs de données locales et globales

Champs et catégories de données

Engage est livré avec de nombreux champs et catégories de données prédéfinis. Cependant, vous pouvez créer le vôtre. Lorsque vous créez un champ de données personnalisé, vous l’ajoutez à l’une des catégories suivantes.

Catégorie à valeur unique

Une catégorie à valeur unique est un groupe de champs de données à valeur unique. Chaque champ de données à valeur unique ne peut contenir qu'une seule valeur (saisie par un utilisateur) à la fois, comme le chef d'un projet ou une date de livraison. Certains champs de données à valeur unique peuvent avoir plusieurs options. Par exemple, le champ de données Statut contient les options Pas commencé, En cours et Terminé mais ce champ de données ne peut stocker qu’une seule valeur à la fois, de sorte qu’un utilisateur ne peut sélectionner qu’une seule des options disponibles. L’image suivante montre des exemples de champs de données à valeur unique sur un formulaire.

Tableau de données

Un tableau de données est un groupe de champs de données qui peuvent avoir des lignes de valeurs. Par exemple, un projet comporte généralement plusieurs tâches, accompagnées chacune d'informations sur leur nature, la personne à laquelle elles ont été attribuées et leur date de livraison. La façon la plus pratique de présenter de telles données est sous forme de tableau dans lequel les champs de données constitueront les colonnes et les valeurs saisies par l'utilisateur constitueront les lignes. L’image suivante montre un exemple de tableau de saisie de données sur un formulaire.

Données gérées pour les projets

Les données gérées pour les projets font référence aux données sensibles du projet, telles que les données financières ou les données d’économies, qui sont essentielles à la création de rapports précis sur les tableaux de bord. Pour protéger ces données sensibles, elles sont stockées et contrôlées en externe par des utilisateurs disposant d’autorisations élevées. Par conséquent, il doit être importé sous Engage forme de fichier CSV. Une fois les données gérées importées, vous pouvez les inclure dans les rapports du tableau de bord. Étant donné que les données gérées sont en lecture seule, les utilisateurs ne peuvent pas modifier les valeurs. Cela élimine les ressaisies manuelles et les erreurs de l’utilisateur et augmente l’intégrité des rapports de votre tableau de bord.

L’importation de données gérées nécessite les étapes générales suivantes.

Un architecte de données doit créer une table pour accepter et stocker les données gérées. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Créer une table pour les données gérées.
Un gestionnaire de données doit importer les données gérées sous Engage forme de fichier CSV. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Importer des données gérées.

L’image suivante montre un exemple de données gérées sur la Données page de la web app après leur importation.

Comparaison des catégories

Lorsque vous créez des champs de données personnalisés, ajoutez-les à la catégorie qui convient le mieux aux données que vous souhaitez suivre.

	Catégorie à valeur unique	Tableau de données	Données gérées pour les projets
Spécifique à un seul projet	Oui	Oui	Oui
Ne stocke qu’une seule valeur saisie par l’utilisateur	Oui	Non	Non
Stocke les lignes de valeurs saisies par l’utilisateur	Non	Oui	Oui
Importé à partir d’applications externes	Non	Non	Oui
Verrouillé pour modification	Non*	Non*	Oui

*Contient des champs de données prédéfinis en lecture seule.

Champs de données connectés et non connectés

Habituellement, les utilisateurs saisissent des données sur leurs projets par des contrôles de formulaire, tels que des zones de texte, des listes déroulantes ou des sélecteurs de données. Dans les formulaires, certaines données sont connectées et d’autres ne le sont pas. Lorsqu’un utilisateur saisit une valeur dans un contrôle de formulaire connecté à un champ de données, la valeur est stockée dans le projet et peut être partagée. Lorsqu’un utilisateur saisit une valeur dans un contrôle de formulaire qui n’est pas connecté à un champ de données, la valeur est stockée dans le formulaire et ne peut pas être partagée.

Par exemple, Nom du projet est un champ de données connecté. Si un utilisateur entre un nom de projet dans un formulaire, le nom du projet est mis à jour dans tous les formulaires qui contiennent le champ de données Nom du projet. En outre, si un utilisateur supprime un formulaire qui contient Nom du projet, le nom du projet est toujours disponible dans d’autres formulaires car sa valeur est stockée dans le projet, et non dans le formulaire. En revanche, Date de préparation est un champ de données non connecté. Dans ce cas, la date à laquelle un formulaire est préparé n’est pertinente que pour le formulaire, pas pour l’ensemble du projet. Par conséquent, si un utilisateur supprime un formulaire qui contient un champ de données non connecté, tel que Date de préparation, la valeur entrée par l’utilisateur est également supprimée.

Données connectées

Si vous connectez un contrôle de formulaire à un champ de données, la valeur qu’un utilisateur entre dans le champ de données connecté est partagée entre les formulaires du projet et mise à jour automatiquement lorsque la valeur change.

Pour plus d’informations sur la connexion des champs de données appartenant à une catégorie de données à valeur unique, reportez-vous à Insérer des contrôles de formulairela section .

Pour plus d’informations sur la connexion des champs de données appartenant à des tables de données, reportez-vous à Tableau de saisie de donnéesla section .

Remarque

Vous devez connecter les données pour les récapituler dans le tableau de bord.

Données non connectées

Si vous ne connectez pas un contrôle de formulaire à un champ de données, les valeurs qu’un utilisateur entre dans le contrôle de formulaire sont uniquement stockées sur le formulaire , elles ne sont pas disponibles sur d’autres formulaires ou dans le tableau de bord.

Champs de données locales et globales

Lorsque vous connectez un champ de données à un contrôle de formulaire, déterminez si vous souhaitez partager les données entre les projets et avec le tableau de bord.

Remarque

Pour garantir l’exactitude des rapports de tableau de bord, des champs de données globales sont recommandés.

Champs de données locales

Les champs de données locales sont spécifiques au projet dans lequel ils sont créés. Si vous êtes autorisé à modifier un projet, vous pouvez créer et modifier des champs de données locales, mais vous ne pouvez pas partager des champs de données locales dans d’autres projets ou dans des rapports de tableau de bord.

Champs de données globales

Champs de données permettant de collecter les indicateurs clés que votre entreprise souhaite étudier et consulter dans les tableaux de bord. Les données globales peuvent être partagées entre les projets. Engage est livré avec un ensemble prédéfini de champs de données globales. Seuls les architectes de données peuvent créer ou modifier des champs de données globales. Si vous êtes architecte de données, accédez à Créer des champ de données globales.