En savoir plus sur le workflow

Le workflow fournit un moyen automatisé de collecter et de vérifier les idées de projet, de convertir les meilleures idées en projets, puis de faire progresser ces projets par l’examens et l’approbations de phase. Engage peut être configuré avec ou sans workflow. Si votre entreprise a configuré Engage pour fonctionner avec un workflow, chaque projet officiel commence comme une idée de projet approuvée.

Les étapes suivantes résument les bases du workflow.
  1. Les utilisateurs soumettent des idées de projet à un comité directeur.
  2. Le comité directeur évalue les idées et convertit les meilleures en projets en attribuant une méthodologie et un maître d’ouvrage.
  3. Les utilisateurs reçoivent une notification par e-mail lorsqu’ils deviennent propriétaires de projet, si le workflow est configuré pour le faire. Les propriétaires de projet exécutent le projet dans desktop app à l’aide de modèles approuvés par l’entreprise.
  4. Pour terminer une phase, le propriétaire du projet doit soumettre le projet au comité d’examen. Ensuite, le comité d’examen doit approuver la phase en cours avant que le projet puisse passer à la phase suivante.
  5. Tout le monde enregistre ses projets dans le référentiel de projets Web.
  6. Le tableau de bord Engage récapitule les données des projets dans le référentiel et affiche les résultats dans des rapports que tout le monde peut voir.
Remarque

Les architectes de données configurent le workflow et gèrent les champs de données et les modèles approuvés par l’entreprise à partir de la page Conception. Si vous êtes un architecte de données, accédez à Architectes de données et page Conception.

Créer et soumettre votre idée

Lorsque le workflow est activé, chaque projet qui démarre en tant qu’idée est automatiquement inclus dans le tableau de bord. Si vous avez une idée de projet, vous pouvez créer une idée et la soumettre en utilisant le formulaire d’idée officiel de votre entreprise. Après avoir soumis votre idée, Engage avise le comité directeur approprié.

Vous pouvez créer et soumettre votre idée dans web app ou desktop app.

Dans web app

  1. Accédez à votre site Web Engage.
  2. Connectez-vous à web app. Utilisez l’adresse e-mail et le mot de passe que vous avez créés lorsque vous avez activé votre compte Engage.
  3. Dans web app, sélectionnez Workflow.
  4. Sélectionnez Nouvelle idée.
  5. Remplissez le formulaire d’idée. Assurez-vous de remplir tous les champs de données nécessaire pour l’approbation.
  6. Dans le coin inférieur droit, sélectionnez Soumettre.
  7. Dans web app, sélectionnez Terminé l’édition.

Dans desktop app

  1. Pour ouvrir desktop app, double-cliquez sur l’icône de raccourci .
  2. Connectez-vous à desktop app. Utilisez l’adresse e-mail et le mot de passe que vous avez créés lorsque vous avez activé votre compte Engage.
  3. Dans desktop app, choisissez Fichier > Nouveau.
  4. Sous Nouvelle idée, sélectionnez le bouton Créer une idée.
  5. Remplissez le formulaire d’idée. Assurez-vous de remplir tous les champs de données nécessaire pour l’approbation.
  6. Dans le coin inférieur droit, sélectionnez Soumettre/Examiner.
  7. Dans la boîte de dialogue Workflow de projet, sélectionnez Soumettre pour examen.

Ouvrir un nouveau projet

Après avoir soumis votre idée, Engage avise le comité directeur approprié. Un comité directeur est un groupe d’utilisateurs qui évaluent et hiérarchisent les nouvelles idées. Si le comité directeur approuve votre idée, elle passe automatiquement à la trémie. Si l’idée est rejetée, Engage vous en informe, et vous pouvez modifier et soumettre à nouveau l’idée.

À partir de la trémie, les membres du comité directeur évaluent et comparent les idées approuvées et décident lesquelles convertir en projets. Lorsqu’un membre du comité directeur décide de démarrer un projet, il choisit une méthodologie et affecte un propriétaire de projet. Engage envoie une notification au propriétaire du projet et la notification inclut un lien vers le projet.

  1. Si vous êtes propriétaire d’un projet, sélectionnez le lien vers le nouveau projet dans votre notification. Engage ouvre le nouveau projet dans le desktop app afin que vous puissiez commencer à exécuter le projet à travers les phases de la méthodologie comme indiqué par le Feuille de route.
  2. Remplissez les formulaires dans la section Gestion.
    La section de gestion est la même pour chaque modèle de projet fourni par votre entreprise. Les formulaires de cette section contiennent une grande partie des données nécessaires aux rapports de tableau de bord, il est donc important de remplir ces formulaires de gestion et de les tenir à jour pendant que vous travaillez sur votre projet.
    • Project Today
    • Proposition d’idée de projet
    • Charte du projet
    • Données financières
    • Membres d'équipe et rôles
    • Tâches
  3. Remplissez les formulaires et les outils recommandés dans chaque phase du Feuille de route.
    La feuille de route est le plan directeur de votre entreprise pour exécuter des projets. Les formulaires de la feuille de route peuvent également contenir les données nécessaires au tableau de bord. À partir du Feuille de route, vous pouvez effectuer les actions suivantes.
    • Ajoutez un formulaire ou un outil. Dans le volet du navigateur, sélectionnez Ajouter un outil, recherchez l’outil ou le formulaire à ajouter, puis sélectionnez Créer.
    • Ajoutez et ouvrez un nouveau projet Minitab. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le volet du navigateur et choisissez Outil d'insertion > Fichier de projet Minitab.
    • Organisez la feuille de route avec des phases ou des dossiers. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le volet du navigateur et choisissez Insérer une phase ou Insérer un dossier.
    • Déplacez les outils et les formulaires vers différentes phases ou dossiers. Vous pouvez également déplacer des dossiers et des phases. Utilisez la clé Décalage ou la clé Ctrl pour sélectionner et faire glisser plusieurs éléments en même temps.
Conseil

Après avoir rempli un formulaire ou un outil, vous pouvez l’exporter directement dans Microsoft® Word et Microsoft® PowerPoint. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la feuille de travail, puis sélectionnez Envoyer vers Microsoft® Word ou Envoyer vers Microsoft® PowerPoint.

Et maintenant...

Maintenant que vous avez soumis votre idée et démarré votre projet, découvrez comment utiliser des outils individuels pour exécuter votre projet dans l’environnement de workflow.
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