Sie können E-Mail-Benachrichtigungen einrichten, um Benutzer über Ereignisse im Zusammenhang mit Aufgaben und Workflows zu informieren.
In diesem Thema
Aufgabenbenachrichtigungen
Wenn E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, erhält ein Benutzer eine E-Mail-Nachricht, wenn eines der folgenden Aufgabenereignisse eintritt.
- Eine Aufgabe wird zugewiesen
- Der Aufgabenempfänger und/oder der Projektinhaber werden benachrichtigt.
- Eine Aufgabe wird neu zugewiesen
- Der neue Aufgabenempfänger, der vorherige Aufgabenempfänger und/oder der Projektinhaber werden benachrichtigt.
- Eine Aufgabe ist bald fällig
- Der Aufgabenempfänger und/oder der Projektinhaber werden benachrichtigt.
- Eine Aufgabe ist überfällig
- Der Aufgabenempfänger und/oder der Projektinhaber werden benachrichtigt.
- Das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe wird geändert
- Der Aufgabenempfänger und/oder der Projektinhaber werden benachrichtigt.
Deaktivieren von E-Mail-Benachrichtigungen für Aufgaben
E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert, Sie können sie jedoch deaktivieren.
- Wählen Sie im die web app Option Entwurf aus. Wenn keine Sandbox verfügbar ist, erstellen Sie eine.
- Wählen Sie in der Sandbox die Option aus Benachrichtigungen.
- Wählen Sie unter Aufgabenbenachrichtigungen die Option Ausschalten aus.
- Wenn Sie mit den Änderungen in der Sandbox fertig sind und mit der Anwendung auf der Live-Site zufrieden sind, wählen Sie Änderungen veröffentlichen.
Bearbeiten von E-Mail-Benachrichtigungen für Aufgaben
E-Mail-Benachrichtigungen können Benutzer benachrichtigen, wenn sich ein Fälligkeitsdatum einer Aufgabe nähert oder überfällig ist, wenn sich das Fälligkeitsdatum ändert oder wenn die Aufgabe neu zugewiesen wurde. Sie können auch angeben, wer die E-Mail-Benachrichtigung erhält.
- Wählen Sie im die web app Option Entwurf aus. Wenn keine Sandbox verfügbar ist, erstellen Sie eine.
- Wählen Sie in der Sandbox die Option aus Benachrichtigungen.
- Wählen Sie unter Aufgabenbenachrichtigungen, neben dem zu bearbeitenden
Element das Bearbeitungssymbol aus
können Sie Berichte nur
öffnen und anzeigen. - Wählen Sie unter Konfiguration ein Statusfeld und ein Fälligkeitsdatumsfeld aus, auf denen die E-Mail-Benachrichtigung basieren soll.
- Geben Sie unter die Wann Anzahl der Tage vor oder nach dem Senden einer E-Mail-Benachrichtigung durch eine Aufgabe unter die Anzahl der Tage ein. Sie können auch auswählen, ob sie am Tag der Fälligkeit der Aufgabe eine E-Mail-Benachrichtigung senden möchten.
- Um die Häufigkeit der Benachrichtigung zu erhöhen, wählen Sie Benachrichtigung hinzufügen aus.
- Um die Häufigkeit der Benachrichtigung zu reduzieren, wählen Sie die x aus, um die Einstellung zu löschen.
- Geben Sie unter an Senden an, an wen die E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
- Wenn Sie mit den Änderungen in der Sandbox fertig sind und mit der Anwendung auf der Live-Site zufrieden sind, wählen Sie Änderungen veröffentlichen.
Workflow-Benachrichtigungen
Wenn Workflow- und E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, erhält ein Benutzer eine E-Mail-Nachricht, wenn eines der folgenden Workflowereignisse eintritt.
- Eine Idee wird eingereicht
- Die Mitglieder des Lenkungsausschusses werden benachrichtigt.
- Eine Idee wird eingereicht und bleibt für eine bestimmte Anzahl von Tagen ungeprüft
- Die Mitglieder des Lenkungsausschusses werden benachrichtigt.
- Eine Idee wird genehmigt und in den Trichter gebracht
- Der Benutzer, der die Idee eingereicht hat, wird benachrichtigt.
- Eine Idee wird abgelehnt
- Der Benutzer, der die Idee eingereicht hat, wird benachrichtigt.
- Eine Idee ist jetzt ein aktives Projekt
- Der Benutzer, der die Idee eingereicht hat, wird benachrichtigt.
- Ein neues oder vorhandenes Projekt wird einem neuen Projektbesitzer zugewiesen
- Der neue Projektinhaber wird benachrichtigt.
- Ein neues oder bestehendes Projekt wird einem neuen Fachkollegiumsmitglied zugeordnet
- Das neue Fachkollegiumsmitglied wird benachrichtigt.
- Eine Projektphase wird zur Begutachtung eingereicht
- Die prüfungsbedürftigen Fachkollegiumsmitglieder werden benachrichtigt.
- Eine Projektphase wird aus der Begutachtung zurückgezogen
- Der Projektinhaber wird benachrichtigt.
- Eine Projektphase wird genehmigt
- Der Projektinhaber wird benachrichtigt.
- Eine Projektphase wird abgelehnt
- Der Projektinhaber und alle Mitglieder des Fachkollegiums werden benachrichtigt.
- Eine Projektphase ist in einer bestimmten Anzahl von Tagen fällig, ist fällig oder ist um eine bestimmte Anzahl von Tagen überfällig
- Der Projektinhaber und die Mitglieder des Prüfungsausschusses, die zur Überprüfung verpflichtet sind, werden benachrichtigt.
- Ein Projekt wird pausiert
- Der Projektinhaber, die Mitglieder des Prüfungsausschusses und die Aufgabenverantwortlichen werden benachrichtigt. Wenn ein Projekt pausiert wird, werden auch alle datumsbasierten Benachrichtigungen, wie z. B. überfällig oder bald fällig, gestoppt.
- Ein Projekt wird abgebrochen
- Der Projektinhaber, die Mitglieder des Prüfungsausschusses und die Aufgabenverantwortlichen werden benachrichtigt. Wenn ein Projekt abgebrochen wird, werden auch alle datumsbasierten Benachrichtigungen, wie z. B. überfällig oder bald fällig, gestoppt.
- Ein Projekt wird fortgesetzt
- Der Projektinhaber, die Mitglieder des Prüfungsausschusses und die Aufgabenverantwortlichen werden benachrichtigt. Wenn ein Projekt wieder aufgenommen wird, kehrt es in dieselbe Phase mit denselben Phasendaten zurück, es sei denn, ein Mitglied des Lenkungsausschusses aktualisiert sie.
- Ein Projekt ist abgeschlossen
- Der Projektinhaber und alle Mitglieder des Fachkollegiums werden benachrichtigt.
Deaktivieren von E-Mail-Benachrichtigungen für Workflows
E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert, Sie können sie jedoch deaktivieren.
Hinweis
Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen für den Workflow deaktivieren, erhalten Benutzer weiterhin Benachrichtigungen auf der Workflow Seite in web app. Daher können Sie Workflowbenachrichtigungen auch nach dem Deaktivieren von E-Mail-Benachrichtigungen bearbeiten.
- Wählen Sie im die web app Option Entwurf aus. Wenn keine Sandbox verfügbar ist, erstellen Sie eine.
- Wählen Sie in der Sandbox die Option aus Benachrichtigungen.
- Wählen Sie unter Workflow-Benachrichtigungen die Option Ausschalten aus.
- Wenn Sie mit den Änderungen in der Sandbox fertig sind und mit der Anwendung auf der Live-Site zufrieden sind, wählen Sie Änderungen veröffentlichen.
Bearbeiten von Benachrichtigungen für Phasen und nicht überprüfte Ideen
Wenn der Workflow aktiviert ist, können Benachrichtigungen Projektbesitzer und Mitglieder des Überprüfungsausschusses benachrichtigen, wenn eine Projektphase aussteht, fällig oder überfällig ist. Benachrichtigungen können auch Mitglieder des Lenkungsausschusses benachrichtigen, wenn sie eine neue Idee noch nicht überprüft haben.
Sie können angeben, wann und wie oft die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
- Wählen Sie im die web app Option Entwurf aus. Wenn keine Sandbox verfügbar ist, erstellen Sie eine.
- Wählen Sie in der Sandbox die Option aus Benachrichtigungen.
- Wählen Sie unter Workflow-Benachrichtigungen, neben dem zu bearbeitenden
Element das Bearbeitungssymbol aus können Sie Berichte nur
öffnen und anzeigen.
- Geben Sie für Phasenfälligkeitsdaten unter die Wann Anzahl der Tage vor oder nach einer Phase ein, an die eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Sie können auch wählen, ob Sie am Tag der Fälligkeit der Phase eine E-Mail-Benachrichtigung senden möchten oder nicht. Geben Sie für nicht überprüfte Ideen unter die Wann Anzahl der Tage ein, an denen eine Idee nicht überprüft wurde, bevor eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet wurde.
- Um die Häufigkeit der Benachrichtigung zu erhöhen, wählen Sie Benachrichtigung hinzufügen aus.
- Um die Häufigkeit der Benachrichtigung zu reduzieren, wählen Sie die x aus, um die Einstellung zu löschen.
- Wenn Sie mit den Änderungen in der Sandbox fertig sind und mit der Anwendung auf der Live-Site zufrieden sind, wählen Sie Änderungen veröffentlichen.
