Bearbeiten von Benachrichtigungen

Sie können E-Mail-Benachrichtigungen einrichten, um Benutzer über Ereignisse im Zusammenhang mit Aufgaben und Workflows zu informieren.

Aufgabenbenachrichtigungen

Wenn E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, erhält ein Benutzer eine E-Mail-Nachricht, wenn eines der folgenden Aufgabenereignisse eintritt.
Eine Aufgabe wird zugewiesen
Der Aufgabenempfänger und/oder der Projektinhaber werden benachrichtigt.
Eine Aufgabe wird neu zugewiesen
Der neue Aufgabenempfänger, der vorherige Aufgabenempfänger und/oder der Projektinhaber werden benachrichtigt.
Eine Aufgabe ist bald fällig
Der Aufgabenempfänger und/oder der Projektinhaber werden benachrichtigt.
Eine Aufgabe ist überfällig
Der Aufgabenempfänger und/oder der Projektinhaber werden benachrichtigt.
Das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe wird geändert
Der Aufgabenempfänger und/oder der Projektinhaber werden benachrichtigt.

Deaktivieren von E-Mail-Benachrichtigungen für Aufgaben

E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert, Sie können sie jedoch deaktivieren.

  1. Wählen Sie in der web app die Option Entwurf aus. Wenn keine Sandbox verfügbar ist, erstellen Sie eine.
  2. Wählen Sie in der Sandbox Benachrichtigungen aus.
  3. Wählen Sie unter Aufgabenbenachrichtigungen die Option Ausschalten aus.
  4. Wenn Sie mit den Änderungen in der Sandbox fertig sind und mit der Anwendung auf der Live-Site zufrieden sind, wählen Sie Änderungen veröffentlichen aus.

Bearbeiten von E-Mail-Benachrichtigungen für Aufgaben

E-Mail-Benachrichtigungen können Benutzer benachrichtigen, wenn sich das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe nähert oder die Aufgabe überfällig ist, wenn sich das Fälligkeitsdatum ändert oder wenn die Aufgabe neu zugewiesen wurde. Sie können auch angeben, wer die E-Mail-Benachrichtigung erhält.

  1. Wählen Sie in der web app die Option Entwurf aus. Wenn keine Sandbox verfügbar ist, erstellen Sie eine.
  2. Wählen Sie in der Sandbox Benachrichtigungen aus.
  3. Wählen Sie unter Aufgabenbenachrichtigungen, neben dem zu bearbeitenden Element das Bearbeitungssymbol aus .
  4. Wählen Sie unter Konfiguration ein Statusfeld und ein Fälligkeitsdatumsfeld aus, auf denen die E-Mail-Benachrichtigung basieren soll.
  5. Geben Sie nur bei Fälligkeitsdaten von Aufgaben unter When die Anzahl der Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe an, um eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden. Sie können ferner auswählen, ob Sie am Tag der Fälligkeit der Aufgabe eine E-Mail-Benachrichtigung senden möchten.
    • Um die Häufigkeit der Benachrichtigung zu erhöhen, wählen Sie Benachrichtigung hinzufügen aus.
    • Um die Häufigkeit der Benachrichtigung zu reduzieren, wählen Sie x aus, um die Einstellung zu löschen.
  6. Geben Sie unter Senden anan, an wen die E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
  7. Wenn Sie mit den Änderungen in der Sandbox fertig sind und mit der Anwendung auf der Live-Site zufrieden sind, wählen Sie Änderungen veröffentlichen aus.

Workflow-Benachrichtigungen

Wenn Workflow- und E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, erhält ein Benutzer eine E-Mail-Nachricht, wenn eines der folgenden Workflowereignisse eintritt.
Eine Idee wird eingereicht
Die Mitglieder des Lenkungsausschusses werden benachrichtigt.
Eine Idee wird eingereicht und bleibt für eine bestimmte Anzahl von Tagen ungeprüft
Die Mitglieder des Lenkungsausschusses werden benachrichtigt.
Eine Idee wird genehmigt und in den Trichter verschoben
Der Benutzer, der die Idee eingereicht hat, wird benachrichtigt.
Eine Idee wird abgelehnt
Der Benutzer, der die Idee eingereicht hat, wird benachrichtigt.
Eine Idee ist jetzt ein aktives Projekt
Der Benutzer, der die Idee eingereicht hat, wird benachrichtigt.
Ein neues oder vorhandenes Projekt wird einem neuen Projektinhaber zugewiesen
Der neue Projektinhaber wird benachrichtigt.
Ein neues oder bestehendes Projekt wird einem neuen Mitglied des Prüfungsausschusses zugewiesen.
Das neue Mitglied des Prüfungsausschusses wird benachrichtigt.
Eine Projektphase wird zur Begutachtung eingereicht
Die Mitglieder des Prüfungsausschusses, die diese überprüfen müssen, werden benachrichtigt.
Eine Projektphase wird aus der Begutachtung zurückgezogen
Der Projektinhaber wird benachrichtigt.
Eine Projektphase wird genehmigt
Der Projektinhaber wird benachrichtigt.
Eine Projektphase wird abgelehnt
Der Projektinhaber und alle Mitglieder des Prüfungsausschusses werden benachrichtigt.
Eine Projektphase ist in einer bestimmten Anzahl von Tagen fällig, ist fällig oder ist für eine bestimmte Anzahl von Tagen überfällig
Der Projektinhaber und die Mitglieder des Prüfungsausschusses, die zur Überprüfung verpflichtet sind, werden benachrichtigt.
Ein Projekt ist abgeschlossen
Der Projektinhaber und alle Mitglieder des Prüfungsausschusses werden benachrichtigt.

Deaktivieren von E-Mail-Benachrichtigungen für Workflows

E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert, Sie können sie jedoch deaktivieren.

Hinweis

Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen für den Workflow deaktivieren, erhalten Benutzer weiterhin Benachrichtigungen auf der Seite Workflow in web app. Daher können Sie Workflowbenachrichtigungen auch dann noch bearbeiten, wenn Sie die E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert haben.

  1. Wählen Sie in der web app die Option Entwurf aus. Wenn keine Sandbox verfügbar ist, erstellen Sie eine.
  2. Wählen Sie in der Sandbox Benachrichtigungen aus.
  3. Wählen Sie unter Workflow-Benachrichtigungen die Option Ausschalten aus.
  4. Wenn Sie mit den Änderungen in der Sandbox fertig sind und mit der Anwendung auf der Live-Site zufrieden sind, wählen Sie Änderungen veröffentlichen aus.

Bearbeiten von Benachrichtigungen für Phasen und nicht überprüfte Ideen

Wenn der Workflow aktiviert ist, können Projektinhaber und Mitglieder des Prüfungsausschusses durch Benachrichtigungen darauf hingewiesen werden, wenn eine Projektphase aussteht, fällig oder überfällig ist. Benachrichtigungen können auch Mitglieder des Lenkungsausschusses benachrichtigen, wenn sie eine neue Idee noch nicht überprüft haben.

Sie können angeben, wann und wie oft die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.

  1. Wählen Sie in der web app die Option Entwurf aus. Wenn keine Sandbox verfügbar ist, erstellen Sie eine.
  2. Wählen Sie in der Sandbox Benachrichtigungen aus.
  3. Wählen Sie unter Workflow-Benachrichtigungen, neben dem zu bearbeitenden Element das Bearbeitungssymbol aus .
  4. Geben Sie bei Phasenfälligkeitsdaten unter When die Anzahl der Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum einer Phase ein, um eine Benachrichtigung zu senden. Sie können ferner wählen, ob Sie am Tag der Fälligkeit der Phase eine E-Mail-Benachrichtigung senden möchten oder nicht. Geben Sie für nicht überprüfte Ideen unter When die Anzahl der Tage ein, für die eine Idee nicht überprüft wurde, bevor eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet wird.
    • Um die Häufigkeit der Benachrichtigung zu erhöhen, wählen Sie Benachrichtigung hinzufügen aus.
    • Um die Häufigkeit der Benachrichtigung zu reduzieren, wählen Sie x aus, um die Einstellung zu löschen.
  5. Wenn Sie mit den Änderungen in der Sandbox fertig sind und mit der Anwendung auf der Live-Site zufrieden sind, wählen Sie Änderungen veröffentlichen aus.
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