Weitere Informationen zu Workflow

Der Workflow bietet eine automatisierte Möglichkeit, Projektideen zu sammeln und zu prüfen, die besten Ideen in Projekte umzuwandeln und diese Projekte dann durch Phasenüberprüfungen und Genehmigungen voranzutreiben. Engage kann mit oder ohne Workflow konfiguriert werden. Wenn Ihr Unternehmen Engage für den Betrieb mit Workflow konfiguriert hat, beginnt jedes offizielle Projekt als genehmigte Projektidee.

Die folgenden Schritte fassen die Grundlagen des Workflows zusammen.
  1. Benutzer reichen Projektideen bei einem Lenkungsausschuss ein.
  2. Der Lenkungsausschuss bewertet die Ideen und wandelt die besten in Projekte um, indem er eine Methodik und einen Projektverantwortlichen zuweist.
  3. Benutzer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sie Projektbesitzer werden, wenn der Workflow dafür konfiguriert ist. Projektbesitzer führen das Projekt in der desktop app mit vom Unternehmen genehmigten Vorlagen aus.
  4. Um eine Phase abzuschließen, muss der Projektinhaber das Projekt beim Prüfungsausschuss einreichen. Dann muss der Prüfungsausschuss die aktuelle Phase genehmigen, bevor das Projekt in die nächste Phase übergehen kann.
  5. Jeder speichert seine Projekte im webbasierten Projekt-Repository.
  6. Das Engage Dashboard fasst die Daten aus den Projekten im Repository zusammen und zeigt die Ergebnisse in Berichten an, damit jeder sie sehen kann.
Hinweis

Datenarchitekten konfigurieren den Workflow und verwalten vom Unternehmen genehmigte Datenfelder und Vorlagen über die Seite Entwurf. Wenn Sie ein Datenarchitekt sind, wechseln Sie zu Datenarchitekten und zur Seite Entwurf.

Erstellen und Einreichen Ihrer Idee

Wenn der Workflow aktiviert ist, wird jedes Projekt, das als Idee beginnt, automatisch in das Dashboard aufgenommen. Wenn Sie eine Projektidee haben, können Sie eine Idee erstellen und diese mit dem offiziellen Ideenformular Ihres Unternehmens einreichen. Nachdem Sie Ihre Idee eingereicht haben, Engage benachrichtigen Sie den entsprechenden Lenkungsausschuss.

Sie können Ihre Idee in der web app oder der desktop app erstellen und einreichen.

In der web app

  1. Rufen Sie Ihre Engage-Website auf.
  2. Melden Sie sich bei der web app an. Verwenden Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort, die Sie bei der Aktivierung Ihres Engage Kontos erstellt haben.
  3. Wählen Sie in der web app die Option Workflow aus.
  4. Wählen Sie Neue Idee aus.
  5. Füllen Sie das Ideenformular aus. Stellen Sie sicher, dass Sie alle für die Genehmigung erforderlichen Datenfelder ausfüllen.
  6. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke Senden aus.
  7. Wählen Sie in der web app die Option Fertige Bearbeitung aus.

In der desktop app

  1. Doppelklicken Sie auf das Verknüpfungssymbol, um die desktop app zu öffnen .
  2. Melden Sie sich bei der desktop app an. Verwenden Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort, die Sie bei der Aktivierung Ihres Engage Kontos erstellt haben.
  3. Wählen Sie in desktop app die Option Datei > Neu aus.
  4. Wählen Sie unter Neue Idee die Schaltfläche Idee erstellen aus.
  5. Füllen Sie das Ideenformular aus. Stellen Sie sicher, dass Sie alle für die Genehmigung erforderlichen Datenfelder ausfüllen.
  6. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke Einreichen/prüfen aus.
  7. Wählen Sie im Dialogfeld Projekt-Workflow die Option Zur Prüfung einreichen aus.

Öffnen eines neuen Projekts

Nachdem Sie Ihre Idee eingereicht haben, Engage benachrichtigen Sie den entsprechenden Lenkungsausschuss. Ein Lenkungsausschuss ist eine Gruppe von Benutzern, die neue Ideen bewerten und priorisieren. Wenn der Lenkungsausschuss Ihre Idee genehmigt, wechselt sie automatisch zum Trichter. Wenn die Idee abgelehnt wird, benachrichtigt Engage Sie, und Sie können die Idee ändern und erneut einreichen.

Vom Trichter aus bewerten und vergleichen die Mitglieder des Lenkungsausschusses genehmigte Ideen und entscheiden, welche in Projekte umgewandelt werden sollen. Wenn ein Mitglied des Lenkungsausschusses beschließt, ein Projekt zu starten, wählt es eine Methodik aus und weist einen Projektverantwortlichen zu. Engage sendet eine Benachrichtigung an den Projektverantwortlichen und die Benachrichtigung enthält einen Link zum Projekt.

  1. Wenn Sie der Eigentümer eines Projekts sind, wählen Sie in Ihrer Benachrichtigung den Link zum neuen Projekt aus. Engage öffnet das neue Projekt in der desktop app, damit Sie mit der Ausführung des Projekts durch die Phasen der Methodik beginnen können, wie in Roadmap beschrieben.
  2. Füllen Sie die Formulare im Abschnitt Verwaltung aus.
    Der Management-Bereich ist für jede von Ihrem Unternehmen bereitgestellte Projektvorlage gleich. Die Formulare in diesem Abschnitt enthalten einen Großteil der Daten, die für Dashboardberichte benötigt werden, daher ist es wichtig, diese Verwaltungsformulare auszufüllen und beim Durcharbeiten des Projekts auf dem neuesten Stand zu halten.
    • Projekt heute
    • Projektideenvorschlag
    • Projektcharta
    • Finanzdaten
    • Teammitglieder und Rollen
    • Aufgaben
  3. Füllen Sie die empfohlenen Formulare und Tools in jeder Phase der Roadmap aus.
    Die Roadmap ist die Blaupause Ihres Unternehmens für die Durchführung von Projekten. Formulare in der Roadmap können auch Daten enthalten, die für das Dashboard erforderlich sind. Von der Roadmap aus können Sie die folgenden Aktionen ausführen.
    • Fügen Sie ein Formular oder Tool hinzu. Wählen Sie im Navigatorbereich die Option Werkzeug hinzufügen aus, suchen Sie nach dem hinzuzufügenden Tool oder Formular, und wählen Sie dann Erstellen aus.
    • Fügen Sie ein neues Minitab Projekt hinzu, und öffnen Sie es. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Navigator-Fensterbereich, und wählen Sie Werkzeug einfügen > Minitab-Projektdatei aus.
    • Organisieren Sie die Roadmap mit Phasen oder Ordnern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die den Navigator-Fensterbereich, und wählen Sie Phase einfügen oder Ordner einfügen aus.
    • Verschieben Sie Tools und Formulare in verschiedene Phasen oder Ordner. Sie können auch Ordner und Phasen verschieben. Verwenden Sie die Shift-Taste oder die Ctrl-Taste, um mehrere Elemente gleichzeitig auszuwählen und zu ziehen.
Tipp

Nachdem Sie ein Formular oder ein Tool ausgefüllt haben, können Sie es direkt in Microsoft® Word und Microsoft® PowerPoint exportieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Arbeitsblatt, und wählen Sie anschließend An Microsoft® Word übertragen oder An Microsoft® PowerPoint übertragen aus.

Weitere Vorgehensweise

Nachdem Sie nun Ihre Idee eingereicht und Ihr Projekt gestartet haben, erfahren Sie, wie Sie mit individuellen Tools Ihr Projekt in der Workflow-Umgebung ausführen können.
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