Use estas diretrizes gerais para um mapeamento de processo eficaz.
Um mapa de processos bem estruturado comunica fluxos de trabalho complexos de forma rápida e clara. Práticas de mapeamento consistentes demonstram controle e rastreabilidade e facilitam a atualização à medida que as operações mudam.
Consulte as diretrizes a seguir antes de mapear um processo.
Defina a finalidade e o
escopo antes de começar-
- Esclareça por que você está mapeando o processo, por exemplo, treinamento, identificação de desperdícios, melhoria da qualidade.
- Defina limites para mostrar onde o processo começa, onde termina e o que está incluído ou excluído.
Envolva as pessoas
certas-
- Recrute especialistas no assunto e aqueles que realmente executam o trabalho.
- Reúna várias perspectivas para garantir a precisão e evitar pontos cegos.
Escolha o nível certo de
detalhes-
- Use um mapa de alto nível (visão geral) para liderança, treinamento ou compreensão geral.
- Use um mapa detalhado (passo a passo) para solução de problemas, conformidade ou análise de causa raiz.
- Evite complicar demais o processo. Inclua apenas o nível de detalhe necessário para a finalidade.
Use símbolos padrão e
notação consistente-
- Atenha-se a símbolos comuns de mapeamento de processos, por exemplo, retângulos para etapas, losangos para decisões, ovais para início e fim.
- Mantenha a formatação, as cores e a direção do fluxo consistentes, geralmente da esquerda para a direita ou de cima para baixo.
Mantenha-o claro e
legível-
- Certifique-se de que as etapas fluam logicamente com o mínimo de linhas de cruzamento.
- Divida processos grandes e complexos em submapas ou raias.
- Use espaços em branco para reduzir a desordem.
Destaque funções e
responsabilidades-
- Use raias para mostrar quem é responsável pelo quê durante todo o processo. Para obter mais informações, vá para Mapa de Processo - Funcional Cruzado.
- Esclareça transferências, propriedade e responsabilidade.
Valide com as partes
interessadas-
- Revise o rascunho do mapa do processo com aqueles que usam o processo para garantir que ele reflita a realidade.
- Atualize conforme necessário para alinhar com a prática real.
Link para métricas e
oportunidades de melhoria-
- Adicione informações sobre tempo de ciclo, tempo de espera, defeitos ou custos, quando relevante. Para obter mais informações, vá para Mapa do fluxo de valor e cálculos de cronograma.
- Use o mapa para identificar obstruções, redundâncias e lacunas no processo.
Mantenha-o dinâmico, não
estático-
- Trate os mapas de processo como documentos de trabalho, não artefatos únicos.
- Atualize-os quando os processos mudarem.
- Torne-os fáceis de acessar e referenciar no trabalho diário.
Dica
Ao trabalhar com um grande processo ou mapa de fluxo de valor, abra o Inclinar janela para navegar rapidamente no mapa. Para obter mais informações, vá para Navegar pelo espaço de trabalho em mapas e ferramentas de brainstorm.
