Um defeito é qualquer item ou serviço que exibe um desvio das especificações. Um defeito não necessariamente significa que o produto ou serviço não pode ser usado. Um defeito indica apenas que o resultado do produto não é inteiramente como pretendido.
Suponha que o serviço em um restaurante está sendo avaliado. Se um garçon atende sua mesa após 5 minutos, o cliente ainda pode pedir e desfrutar de uma refeição ainda que a prontidão no atendimento não tenha atendido as expectativas. Portanto, isso poderia ser considerado um defeito ("atendimento atrasado") no serviço.
Uma unidade defeituosa é um item ou serviço que é considerado completamente inaceitável para uso. Cada item ou experiência do serviço é considerado defeituoso ou não — existem somente duas escolhas.
Antes da remessa final, um inspetor de qualidade avalia peças de fornecimento automático e classifica cada item como "aprovado" ou "reprovado" para assegurar que a empresa não envie nenhuma peça que será não utilizável.
Um item defeituoso contém um ou mais defeitos. Contudo, nem todos os itens com defeitos são defeituosos. Isso depende da gravidade do defeito. Carros novos podem ter diversos defeitos, alguns dos quais podem nem ser notados pelo cliente. Contudo, se o carro contiver um defeito que é medido e relatado, o carro (ou parte do carro) pode ser considerado defeituoso.
Considere o processo de pedidos de empréstimo. Neste caso, o departamento de processamento é o cliente. Você quer saber quantos defeitos eles vêm. Seu formulário tem 36 entradas. Você coleta amostras de 50 formulários para estimar a taxa de defeitos. Um formulário tem 7 entradas incorretas — existem 7 defeitos presentes neste formulário. Outro formulário tem 4 entradas incorretas — existem 4 defeitos presentes neste formulário.
No geral, 18 formulários têm pelo menos um defeito, portanto, 18 formulários são defeituosos, dentre 50. No geral, existiam 62 defeitos totais por 1800 oportunidades (36 oportunidades por formulário * 50 formulários).
O termo "não-conformidade" algumas vezes é usado para significar um defeito. O termo "não-conformidade" é algumas vezes usado para significar uma unidade defeituosa.