Você pode configurar notificações por e-mail para alertar os usuários sobre eventos relacionados a tarefas e fluxo de trabalho.
Notificações de tarefas
Quando as notificações por e-mail estão em andamento, o usuário recebe uma mensagem de e-mail quando qualquer um dos seguintes eventos de tarefas ocorrem.
- Uma tarefa é atribuída
- O responsável da tarefa e/ou o proprietário do projeto são notificados.
- Uma tarefa é reatribuída
- O novo responsável pela tarefa, o responsável pela tarefa anterior e/ou o proprietário do projeto são notificados.
- Uma tarefa deve ser entregue em breve
- O responsável da tarefa e/ou o proprietário do projeto são notificados.
- Uma tarefa está atrasada
- O responsável da tarefa e/ou o proprietário do projeto são notificados.
- A data de vencimento da tarefa é alterada
- O responsável da tarefa e/ou o proprietário do projeto são notificados.
Desativar as notificações de e-mail para tarefas
As notificações por e-mail estão ativadas por padrão, mas você pode desativá-las.
- Em web app, selecione Experimento. Se uma sandbox não estiver disponível, então crie uma.
- Na sandbox, selecione Notificações.
- Em Notificações de tarefas, selecione Desativar.
- Quando terminar de fazer as alterações na sandbox e estiver satisfeito com a forma como elas serão aplicadas no site ativo, selecione .
Editar notificações de e-mail para tarefas
As notificações por e-mail podem alertar os usuários quando uma data de vencimento da tarefa está se aproximando ou atrasada, quando a data de vencimento é mudada ou se a tarefa foi reatribuída. Você também pode especificar quem recebe a notificação por e-mail.
- Em web app, selecione Experimento. Se uma sandbox não estiver disponível, então crie uma.
- Na sandbox, selecione Notificações.
- Em Notificações de tarefas, ao lado do item a ser editado, selecione o ícone de edição
. - Em Configuration, escolha um campo de status e um campo de data de vencimento no qual basear a notificação de e-mail.
- Apenas para datas de vencimento de tarefas, em Quando, insira o número de dias antes ou depois que uma tarefa deve enviar uma notificação por e-mail. Você também pode escolher se deseja enviar uma notificação por e-mail no dia em que a tarefa deve ser concluída.
- Para aumentar a frequência da notificação, selecione Adicionar notificação.
- Para reduzir a frequência da notificação, selecione o x para excluir a configuração.
- Em Enviar para, especifique para quem enviar as notificações por e-mail.
- Quando terminar de fazer as alterações na sandbox e estiver satisfeito com a forma como elas serão aplicadas no site ativo, selecione .
Notificações de fluxo de trabalho
Quando o fluxo de trabalho e as notificações de e-mail estão ligados, o usuário recebe uma mensagem de e-mail quando qualquer um dos eventos a seguir do fluxo de trabalho ocorre.
- Uma ideia é enviada
- Os membros do comitê diretor são notificados.
- Uma ideia é enviada e permanece sem revisão por um número especificado de dias
- Os membros do comitê diretor são notificados.
- Uma ideia é aprovada e movida para o funil
- O usuário que enviou a ideia é notificado.
- Uma ideia é rejeitada
- O usuário que enviou a ideia é notificado.
- Uma ideia agora é um projeto ativo
- O usuário que enviou a ideia é notificado.
- Um projeto novo ou existente é atribuído a um novo proprietário de projeto
- O novo dono do projeto é notificado.
- Um novo ou existente projeto é atribuído a um novo membro do conselho de revisão
- O novo membro do conselho de revisão é notificado.
- Uma fase do projeto é enviada para revisão
- Os membros do conselho de revisão que devem revisá-la são notificados.
- Uma fase do projeto é retirada da revisão
- O proprietário do projeto é notificado.
- Uma fase do projeto é aprovada
- O proprietário do projeto é notificado.
- Uma fase do projeto é rejeitada
- O proprietário do projeto e todos os membros do conselho de revisão são notificados.
- Uma fase de projeto é devido em um número especificado de dias, é devido ou está atrasado por um número especificado de dias
- O proprietário do projeto é notificado se o projeto ainda não tiver sido enviado. Os membros do conselho de revisão que são obrigados a revisar o projeto são notificados se o projeto estiver aguardando sua revisão.
- Um projeto está pausado
- O proprietário do projeto, os membros do conselho de revisão e os responsáveis pela tarefa são notificados. Quando um projeto é pausado, todas as notificações baseadas em data, como vencidas ou vencidas em breve, também são interrompidas.
- Um projeto é cancelado
- O proprietário do projeto, os membros do conselho de revisão e os responsáveis pela tarefa são notificados. Quando um projeto é cancelado, todas as notificações baseadas em data, como vencidas ou vencidas em breve, também são interrompidas.
- Um projeto é retomado
- O proprietário do projeto, os membros do conselho de revisão e os responsáveis pela tarefa são notificados. Quando um projeto é retomado, ele retorna à mesma fase, com as mesmas datas de fase, a menos que um membro do comitê diretivo os atualize.
- Um projeto é concluído
- O proprietário do projeto e todos os membros do conselho de revisão são notificados.
Desativar as notificações de e-mail para o fluxo de trabalho
As notificações por e-mail estão ativadas por padrão, mas você pode desativá-las.
Observação
Quando você desativar notificações de e-mail para fluxo de trabalho, os usuários continuarão a receber notificações na página Fluxo de trabalho no web app. Portanto, mesmo depois de desativar as notificações de e-mail, você ainda pode editar notificações de fluxo de trabalho.
- Em web app, selecione Experimento. Se uma sandbox não estiver disponível, então crie uma.
- Na sandbox, selecione Notificações.
- Em Notificações de fluxo de trabalho, selecione Desativar.
- Quando terminar de fazer as alterações na sandbox e estiver satisfeito com a forma como elas serão aplicadas no site ativo, selecione .
Editar notificações para fases e ideias não visualizadas
Quando o fluxo de trabalho está ligado, as notificações podem alertar os proprietários do projeto e revisar os membros do conselho quando uma fase do projeto está pendente, vencida ou atrasada. As notificações também podem alertar os membros do comitê diretor quando ainda não revisaram uma nova ideia.
Você pode especificar quando e com que frequência enviar as notificações.
- Em web app, selecione Experimento. Se uma sandbox não estiver disponível, então crie uma.
- Na sandbox, selecione Notificações.
- Em Notificações de fluxo de trabalho, ao lado do item a ser editado, selecione o ícone de edição.
- Para datas de vencimento de fase, em Quando, digite o número de dias antes ou depois de uma fase é devido a enviar uma notificação. Você também pode escolher se deve ou não enviar uma notificação por e-mail no dia em que a fase deve ser concluída. Para ideias não visualizadas, em Quando, digite o número de dias que uma ideia não foi visualizada antes de enviar uma notificação por e-mail.
- Para aumentar a frequência da notificação, selecione Adicionar notificação.
- Para reduzir a frequência da notificação, selecione o x para excluir a configuração.
- Quando terminar de fazer as alterações na sandbox e estiver satisfeito com a forma como elas serão aplicadas no site ativo, selecione Publicar alterações.
