Utilisez ces directives générales pour une cartographie efficace des processus.
Une carte de processus bien structurée communique rapidement et clairement des flux de travail complexes. Des pratiques de cartographie cohérentes démontrent le contrôle et la traçabilité et facilitent la mise à jour à mesure que les opérations changent.
Reportez-vous aux instructions suivantes avant de cartographier un processus.
Définissez l’objectif et la
portée avant de commencer-
- Expliquez pourquoi vous cartographiez le processus, par exemple, la formation, l’identification des déchets, l’amélioration de la qualité.
- Fixez des limites pour montrer où le processus commence, où il se termine et ce qui est inclus ou exclu.
Impliquer les bonnes
personnes-
- Recrutez des experts en la matière et ceux qui effectuent réellement le travail.
- Rassemblez plusieurs perspectives pour garantir la précision et éviter les angles morts.
Choisissez le bon niveau de
détail-
- Utilisez une carte de haut niveau (vue d’ensemble) pour le leadership, la formation ou la compréhension globale.
- Utilisez une carte détaillée (étape par étape) pour la résolution de problèmes, la conformité ou l’analyse des causes profondes.
- Évitez de trop compliquer le processus. N’incluez que le niveau de détail nécessaire à l’objectif.
Utiliser des symboles
standard et une notation cohérente-
- Tenez-vous-en aux symboles de cartographie de processus courants, par exemple, des rectangles pour les étapes, des losanges pour les décisions, des ovales pour le début et la fin.
- Maintenez une mise en forme, des couleurs et une direction de flux cohérentes, généralement de gauche à droite ou de haut en bas.
Gardez-le clair et
lisible-
- Assurez-vous que les étapes se déroulent logiquement avec un minimum de lignes de croisement.
- Divisez les processus complexes et de grande envergure en sous-cartes ou en couloirs.
- Utilisez des espaces pour réduire l’encombrement.
Mettre en évidence les rôles
et les responsabilités-
- Utilisez des couloirs pour montrer qui est responsable de quoi tout au long du processus. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Carte de processus - Transversal.
- Clarifiez les transferts, l’appropriation et la responsabilité.
Valider avec les parties
prenantes-
- Examinez l’ébauche du schéma du processus avec ceux qui l’utilisent pour vous assurer qu’elle reflète la réalité.
- Mettre à jour au besoin pour s’aligner sur la pratique réelle.
Lien vers des indicateurs et
des opportunités d’amélioration-
- Ajoutez des informations sur le temps de cycle, le temps d’attente, les défauts ou les coûts, le cas échéant. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Calcul de la carte de chaîne de valeur et de la chronologie.
- Utilisez la carte pour repérer les obstructions, les redondances et les lacunes dans le processus.
Restez dynamique, pas
statique-
- Traitez les cartes de processus comme des documents de travail, et non comme des artefacts ponctuels.
- Mettez-les à jour lorsque les processus changent.
- Rendez-les faciles d’accès et de référence dans le travail quotidien.
Conseil
Lorsque vous utilisez une carte de processus ou de chaîne de valeur volumineuse, ouvrez le Fenêtre Panoramique pour naviguer rapidement dans la carte. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Naviguer dans l’espace de travail dans des cartes et des outils de remue-méninges.
