Utilice estas pautas generales para un mapeo de procesos efectivo.
Un mapa de procesos bien estructurado comunica flujos de trabajo complejos de forma rápida y clara. Las prácticas de mapeo consistentes demuestran control y trazabilidad y facilitan la actualización a medida que cambian las operaciones.
Consulte las siguientes directrices antes de asignar un proceso.
Defina el propósito y el
alcance antes de comenzar-
- Aclare por qué está mapeando el proceso, por ejemplo, capacitando, identificando desperdicios, mejorando la calidad.
- Establezca límites para mostrar dónde comienza el proceso, dónde termina y qué se incluye o excluye.
Involucre a las personas
adecuadas-
- Reclute expertos en la materia y aquellos que realmente realizan el trabajo.
- Reúna múltiples perspectivas para garantizar la precisión y evitar puntos ciegos.
Elige el nivel de detalle
adecuado-
- Utilice un mapa de alto nivel (descripción general) para el liderazgo, la capacitación o la comprensión general.
- Utilice un mapa detallado (paso a paso) para la resolución de problemas, el cumplimiento o el análisis de la causa raíz.
- Evite complicar demasiado el proceso. Incluya solo el nivel de detalle necesario para el propósito.
Usar símbolos estándar y
notación consistente-
- Cíñete a los símbolos comunes de mapeo de procesos, por ejemplo, rectángulos para pasos, diamantes para decisiones, óvalos para inicio y final.
- Mantenga un formato, colores y dirección de flujo consistentes, generalmente de izquierda a derecha o de arriba a abajo.
Manténgalo claro y
legible-
- Asegúrese de que los pasos fluyan lógicamente con un mínimo de líneas de cruce.
- Divida procesos grandes y complejos en submapas o carriles.
- Use espacios en blanco para reducir el desorden.
Destacar roles y
responsabilidades-
- Use carriles para mostrar quién es responsable de qué durante todo el proceso. Para obtener más información, vaya a Mapa de proceso - Multidisciplinario.
- Aclarar las transferencias, la propiedad y la responsabilidad.
Valide con las partes
interesadas-
- Revise el borrador del mapa de procesos con quienes usan el proceso para asegurarse de que refleje la realidad.
- Actualice según sea necesario para alinearse con la práctica real.
Enlace a métricas y
oportunidades de mejora-
- Agregue información sobre el tiempo de ciclo, el tiempo de espera, los defectos o los costos cuando corresponda. Para obtener más información, vaya a Cálculos de mapas de flujo de valor y escala de tiempo.
- Utilice el mapa para detectar obstrucciones, redundancias y brechas en el proceso.
Manténgalo dinámico, no
estático-
- Trate los mapas de procesos como documentos de trabajo, no como artefactos de una sola vez.
- Actualícelos cuando cambien los procesos.
- Haz que sean fáciles de acceder y consultar en el trabajo diario.
Sugerencia
Cuando trabaje con un mapa de flujo de valor o proceso grande, abra el Ventana panorámica para navegar rápidamente por el mapa. Para obtener más información, vaya a Navegar por el espacio de trabajo en mapas y herramientas de lluvia de ideas.
