Puede configurar notificaciones por correo electrónico para alertar a los usuarios de eventos relacionados con las tareas y el flujo de trabajo.
Notificaciones de tareas
Cuando las notificaciones por correo electrónico están activadas, un usuario recibe un mensaje de correo electrónico cuando se produce cualquiera de los siguientes eventos de tarea.
- Se asigna una tarea
- Se notifica a la persona asignada a la tarea y/o al propietario del proyecto.
- Se reasigna una tarea
- Se notifica a la nueva persona asignada a la tarea, a la persona previa, y/o al propietario del proyecto.
- Pronto se realizará una tarea
- Se notifica a la persona asignada a la tarea y/o al propietario del proyecto.
- Una tarea está atrasada
- Se notifica a la persona asignada a la tarea y/o al propietario del proyecto.
- Se cambia la fecha de vencimiento de una tarea
- Se notifica a la persona asignada a la tarea y/o al propietario del proyecto.
Desactivar las notificaciones por correo electrónico para las tareas
Las notificaciones por correo electrónico están activadas de forma predeterminada, pero es posible desactivarlas.
- En la web app, seleccione Diseño. Si un espacio aislado no está disponible, cree uno.
- En el espacio aislado, seleccione Notificaciones.
- En Notificaciones de tareas, seleccione Apaga.
- Cuando haya terminado de realizar cambios en el espacio aislado y esté satisfecho con la forma como se aplicarán en el sitio activo, seleccione Publicar cambios.
Editar notificaciones por correo electrónico para tareas
Las notificaciones por correo electrónico pueden alertar a los usuarios cuando se acerca o se retrasa la fecha de vencimiento de una tarea, cuando cambia la fecha de vencimiento o si la tarea se reasignó. También puede especificar quién recibe la notificación por correo electrónico.
- En la web app, seleccione Diseño. Si un espacio aislado no está disponible, cree uno.
- En el espacio aislado, seleccione Notificaciones.
- En Notificaciones de tareas, junto al elemento que se va a editar, seleccione el icono de edición
. - En Configuración, elija un campo de estado y un campo de fecha de vencimiento en los que pueda basarse para la notificación por correo electrónico.
- En Cuando, ingrese el número de días anteriores o posteriores al vencimiento de una tarea para enviar una notificación por correo electrónico, únicamente para las fechas de vencimiento de tareas. También puede elegir si desea enviar una notificación por correo electrónico el día en que vence la tarea.
- Para aumentar la frecuencia de la notificación, seleccione Agregar notificación.
- Para reducir la frecuencia de la notificación, seleccione la x opción para eliminar la configuración.
- En Enviar a, especifique a quién enviar las notificaciones por correo electrónico.
- Cuando haya terminado de realizar cambios en el espacio aislado y esté satisfecho con la forma como se aplicarán en el sitio activo, seleccione Publicar cambios.
Notificaciones del flujo de trabajo
Cuando el flujo de trabajo y las notificaciones por correo electrónico están activados, un usuario recibe un mensaje de correo electrónico cuando se produce cualquiera de los siguientes eventos del flujo de trabajo:
- Se envía una idea
- Se notifica a los miembros del comité directivo.
- Se envía una idea y permanece sin revisar durante un número específico de días
- Se notifica a los miembros del comité directivo.
- Se aprueba una idea y se mueve al embudo
- Se notifica al usuario que envió la idea.
- Se rechaza una idea
- Se notifica al usuario que envió la idea.
- Una idea es ahora un proyecto activo
- Se notifica al usuario que envió la idea.
- Se asigna un proyecto nuevo o existente a un nuevo propietario del proyecto
- Se notifica al nuevo propietario del proyecto.
- Se asigna un proyecto nuevo o existente a un nuevo miembro de la junta de revisión
- Se notifica al nuevo miembro de la junta de revisión.
- Se somete a revisión una fase del proyecto
- Se notifica a los miembros de la junta de revisión que deben revisarlo.
- Una fase del proyecto se retira de la revisión
- Se notifica al propietario del proyecto.
- Se aprueba una fase del proyecto
- Se notifica al propietario del proyecto.
- Se rechaza una fase del proyecto
- Se notifica al propietario del proyecto y a todos los miembros de la junta de revisión.
- Una fase del proyecto vence en un número específico de días, vence o está atrasada por un número especificado de días
- Se notifica al propietario del proyecto y a los miembros de la junta de revisión que deben revisarlo.
- Un proyecto está en pausa
- Se notifica al propietario del proyecto, a los miembros de la junta de revisión y a los asignados de tareas. Cuando un proyecto está en pausa, también se detienen todas las notificaciones basadas en fechas, como vencidas o próximamente.
- Se cancela un proyecto
- Se notifica al propietario del proyecto, a los miembros de la junta de revisión y a los asignados de tareas. Cuando se cancela un proyecto, también se detienen todas las notificaciones basadas en fechas, como vencidas o que vencen pronto.
- Se reanuda un proyecto
- Se notifica al propietario del proyecto, a los miembros de la junta de revisión y a los asignados de tareas. Cuando se reanuda un proyecto, vuelve a la misma fase, con las mismas fechas de fase, a menos que un miembro del comité directivo las actualice.
- Se ha completado un proyecto
- Se notifica al propietario del proyecto y a todos los miembros de la junta de revisión.
Desactivar las notificaciones por correo electrónico para el flujo de trabajo
Las notificaciones por correo electrónico están activadas de forma predeterminada, pero es posible desactivarlas.
Nota
Cuando desactive las notificaciones por correo electrónico para el flujo de trabajo, los usuarios seguirán recibiendo notificaciones en la página Flujo de trabajo de la web app. Por lo tanto, incluso después de desactivar las notificaciones por correo electrónico, aún puede editar las notificaciones del flujo de trabajo.
- En la web app, seleccione Diseño. Si un espacio aislado no está disponible, cree uno.
- En el espacio aislado, seleccione Notificaciones.
- En Notificaciones de flujo de trabajo, seleccione Apaga.
- Cuando haya terminado de realizar cambios en el espacio aislado y esté satisfecho con la forma como se aplicarán en el sitio activo, seleccione Publicar cambios.
Editar notificaciones de fases e ideas no revisadas
Cuando el flujo de trabajo está activado, las notificaciones pueden alertar a los propietarios del proyecto y a los miembros de la junta de revisión cuando una fase del proyecto está pendiente, por vencer o vencida. Las notificaciones también pueden alertar a los miembros del comité directivo cuando aún no han revisado una idea nueva.
Puede especificar cuándo y con qué frecuencia enviar las notificaciones.
- En la web app, seleccione Diseño. Si un espacio aislado no está disponible, cree uno.
- En el espacio aislado, seleccione Notificaciones.
- En Notificaciones de flujo de trabajo, junto al elemento que se va
a editar, seleccione el icono de edición .
- Para las fechas de vencimiento de la fase, en Cuando, introduzca el número de días previos o posteriores al vencimiento en los que se enviará una notificación. También puede elegir si desea o no enviar una notificación por correo electrónico el día de vencimiento. Para las ideas no revisadas, en Cuando, introduzca el número de días sin revisión que pueden transcurrir antes de enviar una notificación por correo electrónico.
- Para aumentar la frecuencia de la notificación, seleccione Agregar notificación.
- Para reducir la frecuencia de la notificación, seleccione la x opción para eliminar la configuración.
- Cuando haya terminado de realizar cambios en el espacio aislado y esté satisfecho con la forma como se aplicarán en el sitio activo, seleccione Publicar cambios.
