Más información acerca del flujo de trabajo

El flujo de trabajo proporciona una forma automatizada de recopilar y examinar ideas de proyectos, convertir las mejores ideas en proyectos y luego avanzar en esos proyectos a través de revisiones y aprobaciones de las fases. Engage se puede configurar con o sin flujo de trabajo. Si su empresa ha configurado Engage para operar con flujo de trabajo, cada proyecto oficial comienza como una idea de proyecto aprobada.

Los siguientes pasos resumen los conceptos básicos del flujo de trabajo.
  1. Los usuarios envían ideas de proyectos a un comité directivo.
  2. El comité directivo evalúa las ideas y convierte las mejores en proyectos asignando una metodología y un propietario del proyecto.
  3. Los usuarios reciben una notificación por correo electrónico cuando se convierten en propietarios de proyectos, si el flujo de trabajo está configurado para hacerlo. Los propietarios del proyecto lo ejecutan en la desktop app utilizando plantillas aprobadas por la empresa.
  4. Para completar una fase, el propietario del proyecto debe enviar el proyecto a la junta de revisión. Luego, la junta de revisión debe aprobar la fase actual antes de que el proyecto pueda pasar a la siguiente fase.
  5. Todos guardan sus proyectos en el repositorio de proyectos basado en la web.
  6. El panel de control Engage resume los datos de los proyectos en el repositorio y muestra los resultados en informes para que todos los vean.
Nota

Los arquitectos de datos configuran el flujo de trabajo y administran los campos de datos y las plantillas aprobados por la empresa desde la página Diseño. Si es arquitecto de datos, vaya a Arquitectos de datos y la página Diseño.

Crear y enviar su idea

Cuando el flujo de trabajo está activado, cada proyecto que inicia como una idea se incluye automáticamente en el panel de control. Si tiene una idea de proyecto, puede crear una idea y enviarla utilizando el formulario de ideas oficial de su empresa. Después de enviar su idea, Engage notifica al comité directivo apropiado.

Puede crear y enviar su idea en la web app o en la desktop app.

En la web app

  1. Vaya a su sitio web Engage.
  2. Inicie sesión en la web app. Utilice la dirección de correo electrónico y la contraseña que creó cuando activó su cuenta de Engage.
  3. En la web app, seleccione Flujo de trabajo.
  4. Seleccione Nueva idea.
  5. Complete el formulario de ideas. Asegúrese de completar los campos de datos necesarios para la aprobación.
  6. En la esquina superior derecha, seleccione Enviar.
  7. En la web app, seleccione Edición terminada.

En la desktop app

  1. Para abrir la desktop app, haga doble clic en el icono de acceso directo .
  2. Inicie sesión en la desktop app. Utilice la dirección de correo electrónico y la contraseña que creó cuando activó su cuenta de Engage.
  3. En la desktop app, elija Archivo > Nuevo.
  4. En Nueva idea, seleccione el botón Crear idea.
  5. Complete el formulario de ideas. Asegúrese de completar los campos de datos necesarios para la aprobación.
  6. En la esquina superior derecha, seleccione Enviar / Revisar.
  7. En el cuadro de diálogo Flujo de trabajo del proyecto, seleccione Enviar para revisión.

Abrir un proyecto nuevo

Después de enviar su idea, Engage notifica al comité directivo apropiado. Un comité directivo es un grupo de usuarios que evalúan y priorizan nuevas ideas. Si el comité directivo aprueba su idea, se mueve automáticamente al embudo. Si la idea es rechazada, Engage le envía una notificación para que pueda modificarla y volver a enviar la idea.

Desde el embudo, los miembros del comité directivo evalúan y comparan las ideas apropiadas y decide cuáles convertir en proyectos. Cuando un miembro del comité directivo decide iniciar un proyecto, selecciona una metodología y asigna un propietario del proyecto. Engage envía una notificación al propietario del proyecto, esta notificación incluye un vínculo al proyecto.

  1. Si usted es el propietario de un proyecto, seleccione el vínculo al nuevo proyecto en la notificación. Engage abre el nuevo proyecto en la desktop app para que pueda comenzar a ejecutar el proyecto a través de las fases de la metodología descritas en el Roadmap.
  2. Complete los formularios en la sección Administración.
    La sección de administración es la misma para cada plantilla de proyecto proporcionada por su empresa. Los formularios de esta sección contienen gran parte de los datos necesarios para los informes del panel de control, por lo que es importante completar estos formularios de administración y mantenerlos actualizados a medida que avanza el proyecto.
    • Proyecto Hoy
    • Propuesta de idea de proyecto
    • Carta del proyecto
    • Datos financieros
    • Roles y Miembros del equipo
    • Tareas
  3. Complete los formularios y herramientas recomendados en cada fase del Roadmap.
    El plan de desarrollo es el plano de su empresa para ejecutar proyectos. Los formularios del plan de desarrollo también pueden contener los datos necesarios para el panel de control. Desde el Roadmap, puede realizar las siguientes acciones.
    • Agregar un formulario o una herramienta. En el panel del navegador, seleccione Agregar herramienta, busque la herramienta o el formulario que desea agregar y, a continuación, seleccione Crear.
    • Agregar y abrir un nuevo proyecto de Minitab. Haga clic con el botón derecho en el panel del navegador y elija Insertar herramienta > Archivo de proyecto de Minitab.
    • Organice el plan de desarrollo con fases o carpetas. Haga clic con el botón derecho del navegador y elija Insertar carpeta o Insertar fase.
    • Mueva herramientas y formularios a diferentes fases o carpetas. También puede mover carpetas y fases. Utilice la tecla Turno o la tecla Ctrl para seleccionar y arrastrar varios elementos al mismo tiempo.
Sugerencia

Después de completar un formulario o una herramienta, puede exportarlo directamente a Microsoft® Word y Microsoft® PowerPoint. Haga clic con el botón derecho en el espacio de trabajo, luego elija Enviar a Microsoft® Word o Enviar a Microsoft® PowerPoint.

Próximo paso

Ahora que ha enviado su idea e iniciado su proyecto, aprenda a utilizar herramientas individuales para ejecutar su proyecto en el entorno de flujo de trabajo.
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